При получении наличных средств от клиента в погашение дебиторской задолженности важно правильно оформить документы и отразить операцию в учете. Рассмотрим пошаговый алгоритм действий.
Содержание
Документальное оформление
| Документ | Назначение |
| Приходный кассовый ордер (ПКО) | Оформление поступления наличных в кассу |
| Квитанция к ПКО | Выдается клиенту в подтверждение оплаты |
| Акт сверки | Подтверждение погашения задолженности |
Пошаговая процедура закрытия
1. Подготовительный этап
- Провести сверку расчетов с клиентом
- Убедиться в точности суммы задолженности
- Подготовить необходимые бланки документов
2. Оформление платежа
- Оформить приходный кассовый ордер
- Внести запись в кассовую книгу
- Выдать квитанцию клиенту
- Подписать акт сверки с отметкой о погашении
Бухгалтерские проводки
| Операция | Дебет | Кредит |
| Поступление наличных в кассу | 50 "Касса" | 62 "Расчеты с покупателями" |
| Сдача денег в банк | 51 "Расчетный счет" | 50 "Касса" |
Нормативные требования
- Соблюдение лимита кассы (если установлен)
- Оформление ПКО в момент получения денег
- Использование утвержденных форм документов
- Своевременная сдача наличных в банк
Особенности для разных ситуаций
1. Полное погашение задолженности
При полной оплате:
- Закрыть договор или спецификацию
- Сделать отметку в книге продаж
- Архивировать документы по сделке
2. Частичная оплата
- Указать в ПКО "Частичная оплата"
- Скорректировать график платежей
- Обновить данные в учетной системе
Контрольные меры
- Регулярная инвентаризация дебиторки
- Сверка с контрагентами не реже 1 раза в квартал
- Контроль сроков сдачи наличной выручки
- Проверка правильности оформления ПКО
Заключение
Закрытие дебиторской задолженности при наличной оплате требует строгого соблюдения кассовой дисциплины и правильного документального оформления. Грамотное отражение операции в учете позволит избежать претензий со стороны контролирующих органов и поддерживать порядок в расчетах с контрагентами.
